Tuesday, January 23, 2007
管理软件系统与企业管理制度
对于软件系统与企业管理之间有这样一句指导性的话，那就是“日常事务应该由机器来完成而不是人”，我们在理解管理软件系统与企业管理制度的关系时主要有两个理解的角度，一种是以降低企业内部交易成本的角度来考虑，另一种是，提升管理决策的水平角度来考虑，为了便于解释这两种角度，有人可以类比来说第一种只是象征在量上面的增加，而第二种是在质上面的转换。
对于一种软件来说必然固化一种管理在里面，可以说软件和企业管理制度是等价的，管理制度规定就是一种在企业中一成不变得东西才能不束缚企业的创造性（这是制定制度的原则），而计算机程序的特点是，在输入确定的时候输出必然也就确定了，所以他适合于固化这样一种对管理制度的固化。举例来说，在管理制度中有可能有这样一段话：“……项目经理向总经理提交经费申请，经总经理同意并签字，提交财务处归档，财务处在申请额度内给该项目经理报销经费……”
这样一个流程在传统的办公环境中的情况可能是这样的：项目经理去总经理办公室，要一份经费申请表，顺便跟总经理说说经费申请的目的及原因，之后总经理签字，但是总经理向来是比较忙的，可能这回项目经理去会找不到他，下回去可能还是找不到，一遍遍找就会耽误很多时间，所以为了提高企业整体的效率企业可能规定，总经理会在每天某个时间段专门负责签字，得到了总经理签字之后，项目经理高高兴兴地就去财务处归档，这个过程可能不会出现找不到人的时候，但是在以后项目经理拿发票去报销或者记账的过程中，可能会出现发票不合规格等情况退回来，反反复复就会耽误很多时间。
如果在无纸化办公的软件系统中，情况可能就会变成这样：项目经理登陆系统后，他的权限为项目经理，他可使用的系统功能中有一项就是申请经费，他点进去，填好表单之后，点击提交，自动的就由网络转到了总经理那里，就像电子邮件一样存在一起，总经理可能会有一些重要会议重要客户要会见，这些事务性的手续他就可以在他相对空闲的时候，登陆系统点击打开待审批的文件，之后就会看见项目经理的申请，如果有疑问的话，当时可以打电话给项目经理询问情况，或者叫他来办公室面谈，项目经理时间相对总经理来说还是相对空闲的。这样总经理就不用专门每天安排个时间做审批了，甚至在晚上他吃完晚饭之后，打开电脑都可以审批这些手续，当他点完同意之后（这项功能只有总经理权限的人才有），这张申请自动提交到了财务部的子系统中保存，在项目经理登陆系统后也会显示出他现在还有多少余额，当要用钱时，通过系统给财务部传送一个要使用的钱的数额，财务部的出纳就会把钱送到他的手上，事前告诉他发票的规格，而不是事后发票已经开出后再打回去重开。当然这些财务信息等等其他信息也可以进入其他的业务系统如财务系统进行自动的成本核算和报表，节省了繁琐的计算工作和审核工作。
这只是一个简单的例子，其实ERP系统提供的也是这样，人们总以为ERP等类型的软件，是软件支持分析觉得的典型案例，但是企业完全可以成立一个ERP部们，进行一切ERP相关的工作，如物料需求分析，客户关系管理等，只是这一切都是人来计算罢了。而计算机所做的一切只有三点：一是处理器可以增强计算能力，二是电子在网络中的传输可以取代人送文件，三是电脑的海量存储介质可以帮助管理纷繁负责的文件而已。而程序设计就不过是在写管理制度，由计算机取代那些地方的运算统计与查询，那些文件是由谁给谁的审批的，怎么审批，什么文件需要归档存储以备以后查询。所以对于在文章开始部分讨论的第二种角度，提升管理决策的水平角度来理解管理软件系统，其实其本身就是企业本身管理的提高，或者管理需要的提高，而不是软件带来的管理提升， ERP代表的是一种思想而软件只是一个忠实的工人永远按部就班的帮你为这种思想运作着。所以现在才会那么强调BPR。
当然我们也可以举一个极端的例子来说明软件在管理中的地位，公司章程中规定股东会有两种，一种是定期召开的，另一种是占十分之一表决权或者三分之一的董事发起的临时会议。就拿定期会议来说，为了把股东们从每天都要想着哪一天开会的操心中解脱出来，董事会决定给每个股东买一个闹钟，这个闹钟在每年定期开股东会之前两个小时会响，提醒股东要开会了，这样股东们就不用每天都惦记着那天要开会了，可以正常忙自己的事情了。其实管理软件系统和地位和上面闹钟是一样的，虽然管理软件系统听起来很高深，闹钟听起来很俗，但他们的差别只在于他们的功能上，即量上而不是质上。如果有一天股东会不再那一天开了，那么这个闹钟也就没有用了，就像有一天这个这个企业不用这种方式核算成本了，或者不用那个人做审批了，不需要一些分析数据了，那么提供这些功能的系统也就没有用了，当然系统可以修改，好点闹钟也可以重调时间。虽然这个例子很极端但是却很能说明问题的实质。
所以我们得出结论，其实管理软件系统就是企业管理制度。两者是等价的，如果出现不等价等情况就证明这个企业不适合这套软件，或者这套软件不好。但现实当中往往企业现状总会和他所用的软件有所出入，这总是难以避免的，毕竟现实总是在变化，而软件的变化不会有那么快。
那么基于以上的结论我们，就会有一些推论来指导企业生存在把企业内部信息系统当作以前给企业生产提供动力的蒸汽机那样必须的一个革命来临的时代。
第一个推论就是，把软件的用户手册当作员工手册或者岗位说明书来编写，换一句话可能可以这么说，把员工在软件系统的角色以及如何使用写在员工手册或者岗位说明书上面。随着企业内部把信息的剥离程度越来越高，用网络来传递以缩短时空的距离降低成本，每个岗位都肯定要跟信息系统打交道，这样渐渐就会出现在企业内部信息系统中利用自己的角色和手中的系统功能来施加影响的情况。所以为了规范软件系统中信息的传递，就必须把角色，以及角色相关的功能以一种制度的形式来确保。
对于一种软件来说必然固化一种管理在里面，可以说软件和企业管理制度是等价的，管理制度规定就是一种在企业中一成不变得东西才能不束缚企业的创造性（这是制定制度的原则），而计算机程序的特点是，在输入确定的时候输出必然也就确定了，所以他适合于固化这样一种对管理制度的固化。举例来说，在管理制度中有可能有这样一段话：“……项目经理向总经理提交经费申请，经总经理同意并签字，提交财务处归档，财务处在申请额度内给该项目经理报销经费……”
这样一个流程在传统的办公环境中的情况可能是这样的：项目经理去总经理办公室，要一份经费申请表，顺便跟总经理说说经费申请的目的及原因，之后总经理签字，但是总经理向来是比较忙的，可能这回项目经理去会找不到他，下回去可能还是找不到，一遍遍找就会耽误很多时间，所以为了提高企业整体的效率企业可能规定，总经理会在每天某个时间段专门负责签字，得到了总经理签字之后，项目经理高高兴兴地就去财务处归档，这个过程可能不会出现找不到人的时候，但是在以后项目经理拿发票去报销或者记账的过程中，可能会出现发票不合规格等情况退回来，反反复复就会耽误很多时间。
如果在无纸化办公的软件系统中，情况可能就会变成这样：项目经理登陆系统后，他的权限为项目经理，他可使用的系统功能中有一项就是申请经费，他点进去，填好表单之后，点击提交，自动的就由网络转到了总经理那里，就像电子邮件一样存在一起，总经理可能会有一些重要会议重要客户要会见，这些事务性的手续他就可以在他相对空闲的时候，登陆系统点击打开待审批的文件，之后就会看见项目经理的申请，如果有疑问的话，当时可以打电话给项目经理询问情况，或者叫他来办公室面谈，项目经理时间相对总经理来说还是相对空闲的。这样总经理就不用专门每天安排个时间做审批了，甚至在晚上他吃完晚饭之后，打开电脑都可以审批这些手续，当他点完同意之后（这项功能只有总经理权限的人才有），这张申请自动提交到了财务部的子系统中保存，在项目经理登陆系统后也会显示出他现在还有多少余额，当要用钱时，通过系统给财务部传送一个要使用的钱的数额，财务部的出纳就会把钱送到他的手上，事前告诉他发票的规格，而不是事后发票已经开出后再打回去重开。当然这些财务信息等等其他信息也可以进入其他的业务系统如财务系统进行自动的成本核算和报表，节省了繁琐的计算工作和审核工作。
这只是一个简单的例子，其实ERP系统提供的也是这样，人们总以为ERP等类型的软件，是软件支持分析觉得的典型案例，但是企业完全可以成立一个ERP部们，进行一切ERP相关的工作，如物料需求分析，客户关系管理等，只是这一切都是人来计算罢了。而计算机所做的一切只有三点：一是处理器可以增强计算能力，二是电子在网络中的传输可以取代人送文件，三是电脑的海量存储介质可以帮助管理纷繁负责的文件而已。而程序设计就不过是在写管理制度，由计算机取代那些地方的运算统计与查询，那些文件是由谁给谁的审批的，怎么审批，什么文件需要归档存储以备以后查询。所以对于在文章开始部分讨论的第二种角度，提升管理决策的水平角度来理解管理软件系统，其实其本身就是企业本身管理的提高，或者管理需要的提高，而不是软件带来的管理提升， ERP代表的是一种思想而软件只是一个忠实的工人永远按部就班的帮你为这种思想运作着。所以现在才会那么强调BPR。
当然我们也可以举一个极端的例子来说明软件在管理中的地位，公司章程中规定股东会有两种，一种是定期召开的，另一种是占十分之一表决权或者三分之一的董事发起的临时会议。就拿定期会议来说，为了把股东们从每天都要想着哪一天开会的操心中解脱出来，董事会决定给每个股东买一个闹钟，这个闹钟在每年定期开股东会之前两个小时会响，提醒股东要开会了，这样股东们就不用每天都惦记着那天要开会了，可以正常忙自己的事情了。其实管理软件系统和地位和上面闹钟是一样的，虽然管理软件系统听起来很高深，闹钟听起来很俗，但他们的差别只在于他们的功能上，即量上而不是质上。如果有一天股东会不再那一天开了，那么这个闹钟也就没有用了，就像有一天这个这个企业不用这种方式核算成本了，或者不用那个人做审批了，不需要一些分析数据了，那么提供这些功能的系统也就没有用了，当然系统可以修改，好点闹钟也可以重调时间。虽然这个例子很极端但是却很能说明问题的实质。
所以我们得出结论，其实管理软件系统就是企业管理制度。两者是等价的，如果出现不等价等情况就证明这个企业不适合这套软件，或者这套软件不好。但现实当中往往企业现状总会和他所用的软件有所出入，这总是难以避免的，毕竟现实总是在变化，而软件的变化不会有那么快。
那么基于以上的结论我们，就会有一些推论来指导企业生存在把企业内部信息系统当作以前给企业生产提供动力的蒸汽机那样必须的一个革命来临的时代。
第一个推论就是，把软件的用户手册当作员工手册或者岗位说明书来编写，换一句话可能可以这么说，把员工在软件系统的角色以及如何使用写在员工手册或者岗位说明书上面。随着企业内部把信息的剥离程度越来越高，用网络来传递以缩短时空的距离降低成本，每个岗位都肯定要跟信息系统打交道，这样渐渐就会出现在企业内部信息系统中利用自己的角色和手中的系统功能来施加影响的情况。所以为了规范软件系统中信息的传递，就必须把角色，以及角色相关的功能以一种制度的形式来确保。
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# posted by 孙志海宁 : 6:06 AM
